So einfach kann kalkulieren sein

Ein Beispiel: Schritt für Schritt erklärt!

Haben Sie sich schon angemeldet?

Einfach auf der Startseite unten links den Button “Neu anmelden” anklicken und den Hinweisen
folgen. Sie erhalten Ihre Zugangsdaten mit der Rechnung und können gleich starten. (Gültigkeit 1 Jahr)
Wenn Sie sich im System über Login (registrierte Benutzer) anmelden, kommt folgende Startmaske:

Gastronomie-Kalkulationen

  • Umsatz- und Kostenverteilung nach Produktgruppen
  • Produktionskosten pro Minute/Speisen
  • Ausgabekosten je Zeiteinh./Getränke
  • Reinigungskosten pro Minute/Zimmer

Kalkulationssysteme:

  • Speisen-Kalkulator
  • Getränke-Kalkulator
  • Zimmerpreis-Kalkulator
  • Pauschalangebote ohne Übernachtung
  • Pauschalangebote mit Übernachtung

Wie steigere ich meinen Gewinn:

  • Überprüfung und Reduzierung des Warenverbrauchs
  • Gewinnsteigerung durch optimale Öffnungszeiten
  • Lohnt sich mein Invenstitionsvorhaben?
  • Ergebnisse bei veränderten Personalkosten. Wie wirken sich Mehr- oder Minderumsatz aus?

1. Schritt:

Sie klicken “Umsatz- und Kostenverteilung nach Produktgruppen” an (siehe oben). Es öffnet sich die
erste Übersicht. Die rot umrandeten Eingabefelder sind Pflicht-Eingabefelder, da diese Werte als Grundlage
für die weiteren Berechnungen dienen. Zum besseren Verständnis sind bereits Daten eingegeben. Sie erhalten
Erläuterungen zu den einzelnen Eingabefeldern.

Berechnungsgrundlagen

2. Schritt:

Sie setzen Ihre Plaungswerte oder Daten aus Ihrer Betriebswirtschaftlichen Auswertung ein. Zum besseren
Verständnis sind Beispielwerte eingegeben.

Umsatz- und Kostenverteilung nach Produktgruppen

(Gesamt €) (Anteil €) Speisen (Anteil €) Getränke (Anteil €) Beherbergung
Umsatz ohne Mehrwertsteuer 460.000,00 € 210.000,00 € 155.000,00 € 95.000,00 €

In diesem Beispiel beträgt der für das Geschäftsjahr geplante Gesamtumsatz ohne MwSt. 460.000,00 €
Der Gastronom geht davon aus, dass der Küchenanteil ca. 210.000,00 €, der Getränkeanteil 155.000,00 € beträgt.
Der Umsatzanteil für Beherbergungsumsatz wird automatisch vom System,- Gesamtumsatz minus
Speisen und Getränke-, errechnet.
Wenn der Umsatz für das Frühstück im Umsatz Beherbergung -siehe oben rechts- enthalten ist, können Sie den
Soll-Warenverbrauch hierfür gesondert ermitteln. (Eingabe am Ende dieser Umsatz-und Kostenübersicht).

Soll-Warenverbrauch 102.019,49 € 57.403,70 € 37.965,79 € 6.650,00 €

Diese Soll-Warenverbrauchs-Werte werden später automatisch anhand Ihrer Einzelkalkulationen
für Speisen und Getränke errechnet.
Sie haben die Möglichkeit festzustellen, wie hoch Ihr Warenverbrauch sein dürfte.
Empfehlung: Kalkulieren Sie zumindest Ihre wichtigsten Speisen und Getränke. (Erläuterungen später)

Rohertrag 357.980,51 € 152.596,30 € 117.034,21 € 88.350,00 €

Auch diese Werte werden automatisch vom System errechnet. (Umsatz minus Soll-Warenverbrauch = Rohertrag)
Vom Rohertrag werden anschließend alle Kosten abgezogen und Gewinn oder Verlust je Betriebsbereich ermittelt.
Sie können erkennen, in welcher Höhe in den einzelnen Bereichen, Speisen, Getränke und evtl. Beherbergung
Gewinn oder Verlust entstehen.

Service/Bedienung (Brutto) 50.000,00 € 24.000,00 € 18.000,00 € 8.000,00 €

Bitte setzen Sie in das erste Eingabefeld den Gesamtbetrag für Servicekräfte/Bedienung einschl. Arbeitgeberanteil ein.
Danach verteilen Sie diese Summe auf Speisen, Getränke und Beherbergung auf. Beherbergung wird automatisch
errechnet. (Gesamt minus Speisen und Getränke). Diese Aufteilung dient dem Ziel, dass das System bei Ihren
Einzelkalkulationen, -Speisen, Getränke, Beherbergung-, die Kosten richtig zuordnen kann.
Für Küche, Büffetkräfte, Zimmermädchen und Reinigungskräfte nehmen Sie die gleiche Verteilung vor.

Personalkosten Gesamt 152.000,00 € 91.000,00 € 36.000,00 € 25.000,00 €

Die Personalkosten Gesamt werden vom System als Zwischensumme errechnet.

Energiekosten 24.000,00 € 12.000,00 € 3.000,00 € 9.000,00 €

Je nachdem, welchen Kontenrahmen Ihr Steuerberater verwendet, können in Ihrer Betriebswirtschaftlichen
Auswertung (BWA) auch andere Kostenpositionen (Begriffe) stehen.
Kein Problem, Sie können die Kostenaufteilung, die Begriffe Ihrer BWA übernehmen. (Einfach überschreiben)
Die Aufteilung der Summen erfolgt dann wieder nach dem Ihnen bekannten Muster.

Sonstige Kosten Gesamt 153.300,00 € 64.900,00 € 40.400,00 € 48.000,00 €

Die Sonstigen Kosten Gesamt werden vom System als Zwischensumme errechnet.

Gewinn oder Verlust 52.680,51 €

-3.303,70 €

 40.634,21 € 15.350,00 €

Gewinn oder Verlust werden als Gesamtsumme und für jeden Bereich einzeln errechnet. Gemeinsam mit Gastronomen
konnten wir immer wieder feststellen, dass insbesondere der Küchenbereich stetiger Überprüfung bedarf.
Es gilt, Gewinnbringer zu forcieren und Verlustbringer entweder zu verändern oder ganz zu streichen.

Frühstücksgäste pro Jahr 1900
Wareneinsatz je Frühstück im Durchschnitt 3,50 €

Eingaben bitte nur, wenn der Frühstücksumsatz ohne MwSt. im Beherbergungsumsatz, siehe oben, enthalten ist.

3. Schritt:

Gehen Sie über “Zur Startseite” zurück zu Berechnungsgrundlagen und klicken Sie “Produktionskosten pro Minute” an. Es erscheint folgende Eingabemaske.

Berechnungsgrundlagen

Produktionskosten pro Minute/Speisen

Produktgruppe Umsatzanteil % Durchschnittl. Verkaufspreis je Gericht inkl. MwSt. Durchschnittl. geplante Minute pro Gericht
Hauptgerichte 42,00 12,00 12  
Kleine Gerichte 20,00 7,50 8  
Suppen 5,00 4,50 3  
Desserts 8,00 4,50 4  
Menues 25,00 15,00 16  
Gesamt 100 %     Produktionskosten pro Minute: 0,23

In vielen Betrieben sind die Personalkosten im Küchenbereich höher als der Wareneinsatz. Mit Ihren Eingaben
wird eine möglichst genaue Zuordnung der Personalkosten je Gericht möglich.

    Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  1. Überprüfen Sie, ob Sie andere Produktgruppen-Bezeichnungen wählen wollen. (Einfach überschreiben)
  2. Tragen Sie Ihre spezifischen Umsatzanteile, die durchschnittlichen Verkaufspreise und die von Ihnen
    geschätzten Zubereitungszeiten ein. Mit Ihren Eingaben werden jetzt vom System die duchschnittlichen
    Produktionskosten pro Minute ermittelt und fließen in Ihre Einzelkalkulationen ein. Für besonders zeitintensive
    Gerichte, z.B. Spargelgerichte, können Sie bei Ihren Einzelkalkulationen noch Ergänzungen vornehmen.

4. Schritt:

Gehen Sie über die Startseite zurück zur Übersicht! Klicken Sie “Ausgabekosten je Zeiteinheit/Getränke” an.

Mit dem gleichen System wie unter Schritt 3 füllen Sie auch diese Felder aus. Beachten Sie bitte, dass eine
Zeiteinheit 10 Sekunden entspricht.

5. Schritt:

Gehen Sie über die Startseite zurück zur Übersicht!

Wählen Sie “Reinigungskosten pro Minute/Zimmer” aus!

Zimmerpreise zu kalkulieren war bisher in der Regel Grossbetrieben vorbehalten. Aber auch für den mittelständischen
Betriebsinhaber sind diese Kalkulationen wertvolle Entscheidungshilfen. Insbesondere dann, wenn man bedenkt, dass
sich der Zeitaufwand zwischen der Reinigung eines Einzel- oder Doppelzimmers kaum unterscheidet.

    Bitte gehen Sie folgt vor:

  1. Überprüfen oder ändern Sie die Produktgruppenbezeichnungen.
  2. Gleiche Vorgehensweise wie unter Schritt 3

Jetzt sind Ihre Vorbereitungsarbeiten abgeschlossen und Sie können alles in Ihrem Betrieb kalkulieren.
Für Gastronomen mit Beherbergungsangebot besteht sogar die Möglichkeit, Tagungsangebote zu kalkulieren.
Bei Ihren Einzelkalkulationen können Sie die unterschiedlichen MwSt.- Sätze berücksichtigen.

6. Schritt:

Sie gehen zurück zur Übersicht und können jetzt alles kalkulieren!
Sie brauchen nur noch Ihre Werte in die Abfragefelder eingeben und erhalten professionell ermittelte
Kalkulationsergebnisse. Rohertrag / DB1 / DB2, /sowie Gewinn- bzw. Verlust je Gericht/Getränk usw.

7. Schritt:

Sie überprüfen, mit welchen Maßnahmen Sie Ihren Betriebsgewinn steigern können.

Wählen Sie “Überprüfung und Reduzierung des Warenverbrauchs” aus!

Die in der “BWA” ausgewiesenen Warenkosten/Warenverbrauch sind häufig sehr viel höher als der Soll-Warenverbrauch.
Ob in Ihrem Betrieb schlecht gewirtschaftet wird, können Sie nur feststellen, wenn Sie die Warenkosten lt. “BWA” mit
dem Ergebnis Ihrer eigenen Kalkulationen vergleichen. Hierzu geben Sie lediglich die Werte Umsatz und Warenkosten
aus Ihrer “BWA” in die entsprechenden Eingabefelder ein. Alle Vergleichswerte werden automatisch errechnet.
Bitte denken Sie daran, dass die ” BWA-Warenkosten” den Eigenverbrauch enthalten können.

Wählen Sie “Gewinnsteigerung durch optimale Öffnungszeiten” aus!

Sie füllen nur die Eingabefelder für Ihre Einnahme-/Umsatzerwartung aus und erhalten mit den nachfolgenden
automatisch erstellten Berechnungen wertvolle Entscheidungshilfen.

Wählen Sie “Lohnt sich mein Investitionsvorhaben?” aus!

Sie werden feststellen, dass bestimmte Investitionen in die Küchenausstattung oder moderne Kassensysteme
erhebliche Personalkostenersparnisse ermöglichen. Vorher kalkuliert bringt Entscheidungssicherheit.

Wählen Sie “Ergebnisse bei veränderten Personalkosten. Wie wirken sich Mehr- oder Minderumsätze aus?”

Füllen Sie einfach die Eingabefelder aus und Sie erhalten wertvolle Entscheidungshilfen für Ihre
Personalkosten-Planung und Kontrolle.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!

Harmen Heymann